Το RoomRack Cloud PMS σας προσφέρει την δυνατότητα έκδοσης Ψηφιακού Δελτίου μέσω του προγράμματος Το δελτίο αποστολής είναι ένα επίσημο παραστατικό που εκδίδεται από μια επιχείρηση κατά τη μεταφορά αγαθών από έναν τόπο σε έναν άλλον. Χρησιμοποιείται κυρίως για να τεκμηριώνει την αποστολή προϊόντων είτε προς πελάτες, είτε μεταξύ υποκαταστημάτων της ίδιας επιχείρησης, είτε προς τρίτους για επεξεργασία ή φύλαξη.

Κύρια χαρακτηριστικά του δελτίου αποστολής:

• Περιλαμβάνει:
  • Τα στοιχεία του αποστολέα και του παραλήπτη.
  • Ημερομηνία και ώρα αποστολής.
  • Περιγραφή των προϊόντων (είδος, ποσότητα, μονάδες μέτρησης).
  • Τόπος αποστολής και προορισμός.
  • Μέσο μεταφοράς και οδηγός (πεδία μη υποχρεωτικά)
  • Σκοπός διακίνησης (π.χ. πώληση, επιστροφή, μεταφορά, μεταποίηση).
• Δεν περιλαμβάνει τιμές (σε αντίθεση με το τιμολόγιο)

Σκοπός:

• Να αποδεικνύει νόμιμα τη μεταφορά των εμπορευμάτων.
• Να χρησιμοποιείται σε περίπτωση ελέγχου από τις φορολογικές αρχές.
• Να συνοδεύει πάντα τα προϊόντα καθ’ όλη τη διάρκεια της μεταφοράς.

• Μέσα από Αναφορές -> Έξοδα – Λογαριασμοί – Αποθήκη -> Ρυθμίσεις παραστατικών διακίνησης θα πρέπει να είναι ανοιχτά μόνο τα παρακάτω.

Για την προσθήκη προϊόντων:

1. Στα  Έξοδα – Λογαριασμοί – Αποθήκη -> Αποθήκη προϊόντα υπηρεσίες και πατάω προσθήκη.  Σε αυτό το πεδίο συμπληρώνω τα υποχρεωτικά που είναι ο Τίτλος και ο Κωδικός προϊόντος αλλά και η κατηγορία που είναι Για Δελτίο αποστολής. Θέλουμε το switch Εμφάνιση για δελτίο αποστολής να είναι ανοιχτό ώστε να μπορούμε να το επιλέξουμε στη συνέχεια.2. Αφού έχουμε προσθέσει έστω ένα προϊόν, πηγαίνουμε Έξοδα – Λογαριασμοί – Αποθήκη -> Παραστατικά Διακίνησης. Εδώ θα εμφανίζονται όλα τα Δελτία αποστολής, πρόχειρα ή ανεβασμένα στο MyData.  Πατάμε προσθήκη ώστε να δημιουργήσουμε το δελτίο μας. Στο πεδίο επαφή, επιλέγω το μενού με το βελάκι και επιλέγω 3. Στη συνέχεια, εάν έχω στοιχεία αναζήτησης ΑΦΜ για το μητρώο της ΑΑΔΕ, μπορώ να πληκτρολογήσω το ΑΦΜ του προμηθευτή μου και να κάνω αναζήτηση. Διαφορετικά καλό θα ήταν να συμπληρωθούν όλα τα πεδία. Στο όνομα και επώνυμο, εάν δεν γνωρίζετε μπορείτε να βάλετε το όνομα της εταιρείας, και αν χρειαστεί να το επεξεργαστείτε αργότερα. Για να μην χρειαστεί να συμπληρώνετε όλα τα στοιχεία κάθε φορά στο δελτίο, μπορείτε να συμπληρώσετε και την διεύθυνση του προμηθευτή σας, εκεί δηλαδή που στέλνετε το ή τα προϊόντα. Όταν συμπληρώσουμε όλα τα στοιχεία, πατάμε υποβολή.

 Παρακάτω βλέπουμε τα στοιχεία για το δελτίο το οποίο θα στείλουμε, μεταξύ τους την Διεύθυνση φόρτωσης η οποία είναι η διεύθυνση μας, από εκεί δηλαδή που στέλνουμε, και οι ημερομηνίες και ώρες του δελτίου οι οποίες θα πρέπει να είναι Σημερινές, αλλά και τον σκοπό της διακίνησης. Στο παρακάτω πεδίο, προσθέτουμε τα προϊόντα, την ποσότητα και την μονάδα μέτρησης (π.χ. ανά κομμάτι/piece). Για διαφορετικό κωδικό, πατάμε προσθήκη γραμμής για όσα προϊόντα έχουμε.     Στα πεδία στο κάτω μέρος της σελίδας, υπάρχει προεπιλεγμένη η επιλογή, Πρόχειρο. Αυτό σημαίνει πως κατά την αποθήκευση, το δελτίο μας θα αποθηκευτεί ως πρόχειρο και έχουμε την δυνατότητα να το επεξεργαστούμε στην συνέχεια και να το ανεβάσουμε. Αν παρόλα αυτά θέλουμε να το ανεβάσουμε κατευθείαν κατά την αποθήκευση, επιλέγουμε την έκδοση.       5. Σε περίπτωση που δεν το ανεβάσουμε, στην λίστα παραστατικά διακίνησης, επιλέγουμε το δελτίο που επιθυμούμε και μπορούμε να δούμε τι μορφή έχει. Μπορούμε επίσης να δούμε εάν έχει εκδοθεί ή αν είναι πρόχειρο και αντίστοιχα να το επεξεργαστούμε, να το αποθηκεύσουμε, να το στείλουμε με email και άλλα. Σημαντική σημείωση! Παρόλο που το δελτίο αποστολής είναι παραστατικό, δεν θα το βρείτε στο πεδίο του myData στις αναφορές, αλλά μόνο στα παραστατικά διακίνησης! Για να γνωρίζετε εάν έχει ανέβει ή όχι, μπορείτε όπως και στα υπόλοιπα όμως να δείτε το status, εάν είναι sucess, και αν έχει πάρει UID και Data Mark.