Μέσα σε αυτή τη φόρμα είναι απαραίτητο να συμπληρωθούν, όλες εκείνες οι πληροφορίες που είναι αναγκαίες, για να στηθεί το κατάλυμα και έπειτα να ενεργούνται όλες οι διεργασίες όπως δημιουργία κράτησης, τιμολόγηση, διαβίβαση παραστατικών στην ΑΑδε κ.α. μέσω του προγράμματος RoomRack PMS.

Η φόρμα αποτελείται απο 11 διαφορετικά φύλλα – καρτέλες προς συμπλώρωση. Η πρώτη καρτέλα έχει τα τηλέφωνα επικοινωνίας της ομάδας του RoomRack.

Πάμε να δούμε τι πρέπει να συμπληρωθεί σε κάθε καρτέλα:

• Καρτέλα Γενικές πληροφορίες

Εδω συμπληρώνονται τα βασικά στοιχεία καταλύματος όπως :

1. Email του καταλύματος   
2. Τηλέφωνο επικοινωνίας 
3. URL/ Ιστοσελίδα καταλύματος   
4. Νομός
5. Διεύθυνση  
6. Πόλη / Νησί / Χωριό   
7. Τ.Κ.: 
8. Αστέρια 
9. Ώρα Check – In  
10. Ώρα Check – Out          
11. Φόρος διαμονής (ποσό)   
12. Περίοδος λειτουργίας καταλύματος (εποχικότητα )

• Καρτέλα Πολιτικές

Εδώ συμπληρώνετε τις πολιτικές ακύρωσης και πληρωμής του καταλύματος σας : Πχ. Non refundable

• Καρτέλα Διασυνδέσεις 

Εδώ αναγράφετε με ποιο channel manager επιθυμείτε να γίνει διασύνδεση. Τι τύπος συνδεσιμότητας θα είναι (1-way ή 2-way), καθώς και αν γνωρίζετε τα στοιχεία σύνδεσης τα οποία θα είναι: API username, API password, HotelID. ( Τα συγκερκριμένα στοιχεία τα ζητάει το κατάλυμα απο το αντίστοιχο channel manager που θέλει να συνδεθεί ενημερώνοντας πως θέλει να γίνει η διασύνδεση με το RoomRack PMS.)

• Καρτέλα Board

Εδώ συμπληρώνετε τα γεύματα που μπορεί να παρέχει το κατάλυμα σας, καθώς επίσης για το πως θέλετε να προσμετρούνται σε συγκεκριμένο report. (Κατά την άφιξη, αναχώρηση ή και τα δύο)

• Καρτέλα Δωμάτια

Εδώ συμπληρώνετε όλες τις πληροφορίες των δωματίων. Αυτές ειναι:

1. Κατηγορία δωματίου
2. Room Code όπως αυτός έχει δημιουργ. στη Μηχανη κρατησεων σας
3. Αριθμός δωματίων που ανήκουν στον τύπο     
4. Αριθμοί / Ονόματα δωματίων      
5. Όροφοι δωματίων (αν κάποια δωμάτια είναι σε άλλο όροφο, περιγράψτε) 
6. Max Pax, Max Adults, Max Children                                                

• Καρτέλα Παράμετροι Λογιστηρίου

Για αυτό το φύλλο, καλό θα είναι, να επικοινωνήσετε με τον λογιστή σας και να τον ενημερώσετε για όλες τις λογιστικές πληροφορίες που χρειαζόμαστε.

Αυτές είναι:

1. Νόμιμο Όνομα,  Επιχειρηματική Δραστηριότητα,  Διεύθυνση, Πόλη, Χώρα, ΑΦΜ (με κωδικό χώρας), Εφορία, ΓΕΜΗ, Έξτρα Πληροφορίες (π.χ. ΜΗΤΕ)
2. Κατηγορία Καταλύματος ( αναγράψτε μας σε ποιά λογιστική κατηγορία ανήκετε Β , Γ ή Βραχυχρονιας μίσθωσης )
3. Τύπος Παραστατικού, Τελευταίος αριθμός + Σειρά
4. Συνδέσεις TAXIS ειδικοί κωδικοί για αναζήτηση εταιριών μέσω ΑΦΜ (Όνομα Χρήστη,  Κωδικός)
5. Τραπεζικοί Λογαριασμοί
6. Στοιχεία ΑΑΔΕ
7. Δημοτικός φόρος και πώς πρέπει να εμφανίζεται πάνω στα παραστατικά.

• Καρτέλα Ισοζύγιο 

Εδώ συμπληρώνετε τις παροχές – χρεώσεις προιόντων που θέλετε να έχετε στο πρόγραμμα καθώς και όλους τους τρόπους πληρωμών που επιθυμείτε.

• Καρτέλα Τιμοκαταλογοι/ Rates

Αναγράφετε αν θέλετε, συγκεκριμένους τιμοκαταλόγους.

• Καρτέλα Housekeeping

Αναφέρετε στοιχεία σχετικά με τις εργασίες καθαριοτητας που έχετε στο καταλυμα σας και την συχνότητα τους, καθώς και τα ονόματα των οροφοκόμων.

• Καρτέλα Χρήστες 

Στη τελευταία καρτέλα συμπληρώνετε τα στοιχεία πρόσβασης που θέλετε να έχουν οι χρήστες του προγράμματος για το καταλυμα σας.